e-PROTe-PROT
Allgemein - Erste Schritte

Installation | Haupt-Bildschirm | Aufbau eines Protokolls | Aufbau eines Protokollpunktes | Protokoll-Vorschau | Liste bereits erstellter Protokolle | Dateiablage | Impressum |

Installation von e-PROT
Wir empfehlen, bei der Installation das vorgeschlagene Verzeichnis (siehe Abbildung) zu verwenden.
VOLLVERSION
  1. Doppelklicken Sie die Datei -setup.exe-
  2. Sie werden automatisch durch den Installationsablauf geführt.
  3. Folgen Sie den einzelnen Anweisungen
LIZENZ
 Bei Kauf der Software bekommen Sie von uns einen Lizenzschlüssel zum Freischalten des Programmes. Weitere Benützungshinweise zum Freischalten erhalten Sie per E-Mail.
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Haupt-Bildschirm

Insgesamt gibt es 4 Bereiche


  1. Menü

  2. Liste der Protokollpunkte

  3. Details des in der Liste der Protokollpunkte gewählten Protokollpunktes
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Aufbau eines Protokolls

Ein Protokoll besteht aus mehreren Haupt-, Unter- und Detailpunkten:

Im Detail bedeutet dies:

Sie erstellen einen Hauptpunkt und können dann Unterpunkte dazu fügen. Zu jedem Unterpunkt können Sie dann Detailpunkte hinzufügen, bis zum Beispiel folgende Protokollpunkte-Struktur entsteht:

Beispiel 1
 Hauptpunkt 1
     Unterpunkt 1.1
        Detailpunkt 1.1.1
        Detailpunkt 1.1.2
     Unterpunkt 1.2.
 Hauptpunkt 2
 Hauptpunkt 3
     Unterpunkt 3.1
Beispiel 2

 Hauptpunkt 1
     Unterpunkt 1.1.
        Detailpunkt 1.1.1.
     Unterpunkt 2.1
        Detailpunkt 2.1.1.
     Unterpunkt 3.1
 Hauptpunkt 2
     Unterpunkt 2.1
Beispiel 3

 Hauptpunkt 1
 Hauptpunkt 2
     Unterpunkt 2.1.
 Hauptpunkt 3
     Unterpunkt 3.1.
     Unterpunkt 3.2.
        Detailpunkt 3.2.1
Hier als Beispiel der Haupt-Bildschirm mit bereits eingegebenen Protokollpunkten:

Sie können natürlich auch nur mit Hauptpunkten arbeiten. Unterpunkte und Detailpunkte werden Sie verwenden, wenn zu einem Protokollpunkt mehrere Fälligkeiten oder Verantwortliche zu vergeben sind.

Verwandte Themen  Protokoll neu anlegen oder Protokolleigenschaften ändern
 Protokollpunkt neu anlegen oder ändern

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Aufbau eines Protokollpunktes

Jeder Protokollpunkt (egal ob Haupt-, Unter- oder Detailpunkt) besteht aus mehreren Elementen:
Bei der Neueingabe eines Protokollpunktes geben Sie die einzelnen Elemente ein.

Die Protokollpunkte sind zudem farblich kodiert:
Hauptpunkt = Rot
Unterpunkt = Blau
Detailpunkt = Hellocker

Element
  1. Protokollnummer

  2. Überschrift und Text

  3. Statuskennzeichenaus Liste auszuwählen

  4. Verantwortlicher

  5. Fälligkeitsdatum
    (Datum, zu dem der Protokollpunkt erledigt sein muss)

  6. Erledigtdaten
    (Häkchen, wenn dieser Punkt erledigt wurde und Datum)

  7. Gelöschtdaten
    (Häkchen, wenn dieser Punkt gelöscht wurde und Datum)

  8. Fälligkeit übergeben
    Outlook(r) wird geöffnet und die Daten übergeben


Das Menü bezieht sich auf nur auf den gewählten Protokollpunkt (Funktionen, Formatierung)
Hier als Beispiel ein bereits eingegebener Protokollpunkt:
Sie können auch das Feld "Text" leer lassen und den Text des Protokollpunkts in das Feld "Überschrift" schreiben.

Verwandte Themen
 Protokollpunkt neu anlegen oder ändern
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Protokoll-Vorschau

In der Protokoll-Vorschau sehen Sie eine Druckvorschau des Protokolls.
Rufen Sie die Vorschau folgendermaßen auf:

  1. Klicken Sie auf der Menüleiste 'Ansicht'
  2. Dann wählen Sie 'Vorschau ...'
  3. Das unten stehende Fenster wird geöffnet
Hier können Sie auch weitere Details eingeben wie z.B.
  • Aktuelles Datum, Anfangs- und Ende-Zeit und Besprechungsort der aktuellen Besprechung
  • Datum, Zeit und Ort der nächsten Besprechung
  • Teilnehmer an der Besprechung
  • Steuern der Anzeige von auch erledigten oder gelöschten Protokollpunkten
  • Steuern der Anzeige von Abteilungsnamen, Unterschiftsnamen, Tel- und Faxnummern, E-Mail ...
  • und mehr

Verwandte Themen
 Protokollvorschau erstellen und exportieren
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Liste der bereits erstellten Protokolle

Rufen Sie die Liste bereits erstellter Protokolle folgendermaßen auf:

  1. Klicken Sie auf der Menüleiste 'Ansicht'
  2. Dann wählen Sie 'erstellte Protokolle...'
  3. Das neben stehende Fenster wird geöffnet
In einer Liste sehen Sie bereits erstellte und exportierte Protokolle . Klicken Sie rechts auf den Button "DOC-Format", um die als DOC-Dateien exportierten Protokoll-Namen zu sehen. Weiter Formate, die Sie in der Liste anzeigen können: RTF, PDF.
Sie können diese
  • durch Doppelklick öffnen
  • ausdrucken
  • an Outlook(r) übergeben
  • löschen
    • Seitenanfang
    Dateiablage

    In den folgenden Beschreibungen un Abbildungen wird davon ausgegangen, dass e-PROT z.B. im Verzeichnis
    c:\programme\ installiert wurde.

    Bei der Installation werden folgende Verzeichnisse angelegt:


    Beschreibung der einzelnen Verzeichnisse (Ordner)

    Keine Verzeichnisse oder Dateien dürfen verändert oder gelöscht werden.
    Programmverzeichnis
    Hier befinden sich die Programmdaten
    Datenverzeichnis
    Im Datenverzeichnis werden die Unterverzeichnisse (Besprechungsserien-Verzeichnisse) der Protokolldaten angelegt. Jedes Verzeichnis trägt den Namen der Besprechungsserie.

    In jedem Verzeichnis werden die notwendigen Daten des Protokolls gespeichert.
    Hier sind die unter anderem die Protokolle im PDF-, DOC- und RTF-Format gespeichert..

    Wenn Sie eine PDF-, DOC- oder RTF-Datei ändern, dann wirkt sich das NICHT(!) auf die Einträge in e-PROT aus.
    Änderungen nehmen Sie bitte nur in e-PROT vor und erstellen dann eine neue Vorschau mit anschließender Speicherung im PDF-, COC- oder RTF-Format
    Default-Verzeichnis
    Systembezogene Daten - unbedingt notwendig
    General-Verzeichnis
    Systembezogene Daten - unbedingt notwendig
    Hilfe-Verzeichnis
    Hilfe-Dateien - unbedingt notwendig
    Restore-Verzeichnis
    Systembezogene Daten - unbedingt notwendig
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    IMPRESSUM
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